Ekip olarak bir iş yürütülüyor, geliştiriliyor yada bir proje üzerinde çalışılıyor ise, toplantılar her açıdan ekibe ve kuruma ulaşmaya çalıştığı en doğru yolu ve hedefi göstermeye çalışan olmazsa olmaz diyebileceğimiz bir harita ve önemli bir ihtiyaçtır.
Yine düşüncelerin en az arıza ile, en tesirli şekilde hayata geçirilmesinde verimli toplantıların rolü büyüktür.
Fakat toplantıların çoğu zaman israfından başka bir işe yaramıyor. Toplantı uzmanları toplantılarda geçirilen toplam zamanın (yani bu sizin toplantılarda harcadığınız zaman demek oluyor) yaklaşık %53'ünün verimsiz, değersiz ve sonuçlarının pek yetersiz olduğunu saptamışlar. Çoğu iş adamının zamanının %25'ini, hele üst yönetiminin bunun iki katını toplantılarda geçirdiğini düşündüğünüz zaman, etkin toplantı yönetme becerilerini öğrenme ve uygulamanın ne kadar önemli olduğunu taktir edersiniz.
Öyleyse bu toplantılarda yanlış olan nedir? Neden bu kadar çok toplantı yanlış olarak işleniyor ve niye bu konuda birşeyler yapamıyorsunuz?
Çok fazla toplantı yapılıyor: Hiç şöyle dediğiniz oldumu: ''Amanın, ne zamandır bir toplantıya katıldığım yok. Ne kadar da özlemişim. ''? Olmamıştır herhalde. İşin gerçeği bir yöneticiden en çok duyacağınız sızlanma olsa olsa şu şekilde olur: Bu lanet toplantılardan ne zaman fırsat bulup da işimi yapacağım ben? '' Sorun yalnızca çok sayıda toplantı düzenlenmesi değil, sorun toplantılardan çoğunun gereksiz, verimsiz ve zaman israfı olmasıdır.
Katılanlar hazırlıksız geliyor: Bazı toplantılar gereğinden erken, yani toplantı yapmak için ortada yeterince haklı neden yokken yapılıyor. Diğer zamanlarda da, ne kendilerini ne de katılanları tartışılacak konulara hazırlamış kişilerin yönetimde toplanılıyor. Bunun sonucunda katılanların önce toplantının amacını yakalamaya çalışarak körü körüne dolanıp durduğu uzunca bir süre boşa geçiyor.
Toplantı sürecine belli kişiler egemen oluyor: Her toplulukta böyle bir iki kişi çıkar. Hani toplantılarda herşeyi en iyi kendilerinin bildiğini sanan ve kendi düşüncelerini devamlı ve yüksek sesle herkese duyurmak isteyen kişiler vardır. Bu tür insanlar en kötü olasılıkla bazılarını arada güldürerek rahatlatabilirler, ama işin gerçek anlam da kötü yanı ise diğer katılanları ürküterek katkı yapmaktan alıkoyarlar.
Çok uzun sürüyorlar: Hiçbir toplantının gereğinden daha uzun sürmesine izin vermemelisiniz. Ne kısa, ne uzun olsun. Yine de, çoğu yönetici toplantıların belirlenen süreyi aşmasına ses çıkarmazlar. Ele alınan konu üzerindeki görüşmeler tamamlandıktan sonra insanlar işinin başına döneceği yerde, toplantılar uzar da uzar.
Topantılarda odak noktası kayboluyor: Toplantı yöneticiliği pasif bir görev değildir. Toplantıların belli bir çizgide sürmesini ve konuya bağlı kalmasını engelleyen çok yönlü bir baskı altında kalan yöneticiler genelde bu zorlamalar karşısında fazla ayak diremiyorlar. Sonuçta kişisel gündemler, ara saplamalar, amacından uzaklaştıran unsurlar çoğalıyor.
İşte toplantıların öneminin yitirilmemesi için yerinde zamanında ve verimli geçicek şekilde yönetilmesi ve toplantıyı yöneten kişi veya kişilerin toplantı tekniklerini iyi kavramış olması gerekir. Yine toplantılarda gündemin ve işlenilmesi gereken konuların çok fazla dışına çıkılmamasına da dikkat edilmelidir.
Cihan ANDİÇ
